การจัดการคลังสินค้าเป็นงานที่ยากมากสำหรับเจ้าของร้าน เมื่อร้านค้าและธุรกิจเติบโตขึ้น จำนวนสินค้าในคลังสินค้าก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน
ต้องบริหารคลังสินค้าอย่างไรให้สินค้าที่ขายออกและนำเข้าไม่สับสนหรือสูญหาย? ต่อไปนี้คือวิธีการจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพที่ได้รวบรวมโดย Blog Sapo ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการสินค้าคงคลังในธุรกิจของคุณได้อย่างใกล้ชิดและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
วิธีจัดการคลังสินค้าในร้านค้าปลีกอย่างมีประสิทธิภาพ
1. การจัดการคลังสินค้าคืออะไร?
1.1. ความหมายของสินค้าคงคลัง
ก่อนที่เราจะต้องการทำความเข้าใจว่าการจัดการคลังสินค้าคืออะไร เราต้องรู้ความหมายของสินค้าคงคลังเสียก่อน
สินค้าคงคลัง หรือสินค้าคงเหลือ (Inventory) เป็นสินทรัพย์ทั้งหมดที่สำรองไว้เพื่อตอบสนองความต้องการในปัจจุบันหรือในอนาคต การจัดการสินค้าคงคลังไม่เพียงแต่รวมถึงสินค้าสำเร็จรูปเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสินค้าคงคลังระหว่างดำเนินการ วัตถุดิบคงคลังส่วนประกอบ และเครื่องมือคงคลังที่ซื้อมาเก็บไว้รอการผลิตสินค้า...
สินค้าคงคลังมากเกินไปหรือน้อยเกินไปล้วนส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิตและกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีวิธีการจัดการสินค้าคงคลังที่เหมาะสม
1.2. การจัดการลังสินค้าคืออะไร?
การจัดการคลังสินค้าเป็นการควบคุมการปฏิบัติงานในคลังสินค้าในแต่ละวัน เช่น การนำเข้า-ส่งออก-สินค้าคงคลัง การโอนย้ายสินค้า เป็นต้น การจัดการคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มรายได้ให้กับร้านค้า
ปัจจุบันร้านค้าขนาดเล็กสามารถจัดการการนำเข้าและส่งออกสินค้าคงคลังด้วยไฟล์ Excel ได้ เนื่องจากจำนวนสินค้ามีไม่มากเท่าไร แต่เมื่อขยายขนาด จำนวนสินค้าจะเพิ่มขึ้นถึงหลายพันหรือมีหลายคลังสินค้า หน่วยธุรกิจจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้าเพื่อลดเวลา ประหยัดทรัพยากร ค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ
การจัดการคลังสินค้าที่ดีช่วยลดค่าใช้จ่ายของร้านค้าและธุรกิจ
1.3. การจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร?
การจัดการสินค้าคงคลังเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่มีจุดประสงค์หลักเพื่อให้แน่ใจว่ามีปริมาณสินค้าที่จะขายตลอดเวลา การดำเนินการกระบวนการนี้ให้ดีเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพยอดขายและประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดการสินค้าคงคลังที่ขายยาก
นอกจากนั้น การจัดการคลังสินค้ายังรวมถึงการควบคุมทุกผลิตภัณฑ์ตั้งแต่สินค้าขายดีไปจนถึงสินค้าที่ขายไม่ออกเพื่อวางแผนทันเวลา เพิ่มพื้นที่คลังสินค้า ประหยัดค่าใช้จ่าย และรับประกันประสิทธิภาพที่ดีที่สุด
คนส่วนใหญ่กลัวคำว่า "สินค้าคงคลัง" มาก เนื่องจากสินค้าในคลังสินค้ามีมากมาย หากไม่ทราบวิธีจัดการสินค้าคงคลังแบบวิทยาศาสตร์ ก็จะพบข้อผิดพลาดในการจัดการคลังสินค้าได้ง่าย
มีวิธีการจัดการสินค้าคงคลังอย่างง่ายๆซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดการคลังสินค้า รวมทั้งลดความซับซ้อนของกระบวนการควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังที่เหลืออยู่ในคลังสินค้า
2. ทำไมถึงต้องการการจัดการคลังสินค้า?
ในธุรกิจ สินค้าคงคลังเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดในมูลค่าทรัพย์สินทั้งหมดของธุรกิจนั้น โดยปกติมูลค่าของสินค้าคงคลังจะคิดเป็น 40% - 50% ของมูลค่าทรัพย์สินทั้งหมดของธุรกิจ
ดังนั้นการควบคุมสินค้าคงคลังที่ดีจึงเป็นประเด็นที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับร้านค้า
สินค้าคงคลังเป็นสะพานเชื่อมระหว่างการผลิตและการบริโภค พนักงานขายทุกคนต้องการเพิ่มระดับสินค้าคงคลังเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างรวดเร็ว
อย่างไรก็ตาม สำหรับแผนกการเงิน การรักษาสินค้าคงคลังให้น้อยที่สุดเป็นสิ่งที่พึงปรารถนาเสมอ เนื่องจากถ้าเงินมาจากสินค้าคงคลังก็จะไม่สามารถนำไปใช้กับรายการอื่นได้
ดังนั้น การตรวจสอบสินค้าคงคลังจึงเป็นหลักการจัดการคลังสินค้าที่เข้มงวดซึ่งขาดไม่ได้ ซึ่งธุรกิจสามารถรักษาสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่ "เพียงพอ" หมายความว่าไม่ "มากเกินไป" แต่ก็ไม่ใช่ "น้อยเกินไป" ภารกิจของการจัดการสินค้าคงคลังคือการตอบคำถามสองข้อดังนี้:
จำนวนสินค้าคงคลังเป็นเท่าไหร่ถึงเหมาะสมที่สุด?
ต้องสั่งซื้อเมื่อไรถึงเหมาะสมที่สุด?
2.1. หลีกเลี่ยงการสูญหายของสินค้า
ปรากฏการณ์การสูญหายของสินค้าเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ อาจเกิดจากการฉ้อโกงของพนักงาน การสูญเสียในคลังสินค้า หรือการสูญเสียอันเนื่องมาจากราคาเลื่อนไหล
การฉ้อโกงของพนักงานเป็นเรื่องปกติในร้านค้าหลายแห่ง การที่พนักงานฉ้อโกงหลายครั้งไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานคนอื่นต้องทนทุกข์อย่างไม่เป็นธรรม แต่วัฒนธรรมของร้านก็แย่ลง และยังสร้างความเสียหายให้กับเจ้าของร้านอีกด้วย ดังนั้นการจัดการคลังสินค้าที่เข้มงวด โปร่งใสและเป็นวิทยาศาสตร์จะลดสถานะฉ้อโกงของพนักงาน
นอกจากความสูญเสียอันเนื่องมาจากการเลื่อนไหลของราคาแล้ว สำหรับร้านค้าปลีก ร้านขายสินค้าเทคโนโลยีเช่น อิเล็กทรอนิกส์ เครื่องใช้ในบ้าน ฯลฯ สินค้าจะ "ล้าสมัย" อย่างรวดเร็ว ถูกแทนที่และลดราคาลง แม้ว่ามักจะได้รับการสนับสนุนจากซัพพลายเออร์ด้วยการใช้ราคาที่ดีที่สุด แต่กำไรของร้านค้ายังคงได้รับผลกระทบอย่างมาก
ดังนั้นการตรวจสอบและเปรียบเทียบปริมาณสินค้าที่ขายและปริมาณสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ร้านค้าหลีกเลี่ยงการสูญเสียและวางแผนที่จะนำเข้าสินค้าเหมาะสม
ดูเพิ่มเติม: วิธีจัดการสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันการสูญหายของเจ้าของร้าน
2.2. ประหยัดค่าใช้จ่าย
ลดต้นทุนวัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง
สินค้า/วัสดุค้างสต็อกเป็นเวลานาน เสียหาย ชำรุด หมดอายุ ฯลฯ ต้องถูกทำลายเพราะไม่สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้ อย่างไรก็ตาม หากวัตถุดิบคงคลังถูกเก็บไว้อย่างดี และมีการประมาณงบประมาณอย่างรอบคอบ ร้านค้าจะหลีกเลี่ยงของเสียที่ไม่จำเป็นได้ง่าย
การจัดการคลังสินค้าที่ดีจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
ค่าธรรมเนียมการจัดเก็บมักจะไม่คงที่แต่ขึ้นอยู่กับปริมาณและขนาดของสินค้าที่คุณจัดเก็บ ยิ่งสินค้าเยอะหรือสินค้าเทอะทะ ทางร้านต้องใช้อุปกรณ์เก็บของเยอะและค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าแรง ฯลฯ ค่าจัดเก็บก็จะเพิ่มขึ้น
ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบสินค้าที่มีสินค้าคงเหลือจำนวนมากตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งใช้ค่าธรรมเนียมการจัดเก็บเป็นจำนวนมาก เพื่อที่จะมีช่องทางการจัดจำหน่าย โดยย้ายสินค้าค้าคงเหลือในเวลาที่เหมาะสม ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บได้มาก
ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ
สถานะสินค้าคงคลังมากเกินไปเป็นสิ่งที่เจ้าของร้านค้าไม่อยากเกิดขึ้น สินค้าคงคลังจำนวนมากทำให้ใช้เงินทุนจำนวนมากในทางที่ผิด สูญเปล่า หรือแม้แต่ต้องโยนทิ้งไป
สำหรับซุปเปอร์มาร์เก็ต/ร้านขายเครื่องใช้ไฟฟ้า/ร้านเสื้อผ้าที่นำเข้าสินค้าจำนวนมากซึ่งขายยาก ไม่เป็นที่นิยมของลูกค้า และตกเทรนด์ง่าย โอกาสขายขาดทุนหรือต้องทิ้งไปก็สูงมาก
สำหรับร้านอาหาร/ร้านกาแฟ การจัดการคลังวัตถุดิบเป็นงานที่จำเป็นอย่างยิ่ง การจัดการคลังสินค้าที่ดีช่วยให้ร้านอาหารสามารถกำหนดต้นทุนสินค้านำเข้ารายวัน กำหนดปริมาณของวัตถุดิบสดใหม่สำหรับใช้ระยะสั้น และวัตถุดิบแห้ง/แช่แข็งในสต็อกเพื่อเก็บรักษา หรือส่วนผสมใดจะหมดอายุเร็วๆ นี้...
2.3. เพิ่มยอดขายให้ร้านค้า
ปัญหาของวัตถุดิบและสินค้าของร้านคือถ้าเยอะไปจะเปลือง แต่ถ้าขาดก็จะเสียรายได้ กระทบยอดขาย เสียลูกค้า และทำให้ร้านกลายเป็นไม่เป็นมืออาชีพ
วิธีการจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพวิธีหนึ่งคือ การตรวจสอบคลังสินค้าอย่างสม่ำเสมอ เพื่อช่วยให้คุณทราบได้อย่างรวดเร็วว่ารายการใดขายดี เพื่อให้คุณสามารถวางแผนนำเข้าสินค้าได้ทันเวลา หรือเสนอโปรโมชั่นสำหรับสินค้าที่ขายยาก อย่างนั้นร้านค้าจะเพิ่มประสิทธิภาพรายได้และผลกำไรได้
การจัดการคลังสินค้าที่ดีจะช่วยเพิ่มยอดขายให้กับร้านค้าและธุรกิจต่างๆ
2.4. เพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน
เงินทุนหมุนเวียนคืออะไร?
เงินทุนหมุนเวียนคือกระแสเงินสดเพื่อรักษาธุรกิจและสามารถเปลี่ยนแปลงเป็นเงินสดได้ภายในระยะเวลาอันสั้น เงินทุนหมุนเวียนมาจากเงินทุนและรายได้ของร้านค้าเอง ที่ใช้ไปเพื่อนำเข้าสินค้า นำเข้าวัสดุเป็นเวลา 1 เดือน หรือ 1 ไตรมาส ขาดเงินทุนหมุนเวียน ร้านค้าจะ "ขยับไม่ได้" เพราะไม่มีเงินเพื่อทำธุรกิจต่อ
สินค้าในสต็อก – รวมผลิตภัณฑ์และวัสดุในสต็อกเป็นองค์ประกอบของเงินทุนหมุนเวียน หากสินค้าในสต็อกหมุนเวียนดีก็จะลดจำนวนเงินทุนหมุนเวียนสำหรับ 1 เดือน 1 ไตรมาส และลดระยะเวลาหมุนเวียนของทุน โดยรายละเอียดดังนี้
คาดการณ์เงินทุนหมุนเวียนเพียงพอ
สิ่งนี้สมเหตุสมผลมากสำหรับร้านค้าจำนวนมากที่มีงบประมาณทางการเงินต่ำ
การรายงานจำนวนสินค้าในสต็อคตามสัปดาห์ วัน และชั่วโมง จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดทิศทางการนำเข้าสินค้าได้ทันท่วงที จึงเป็นการปรับกระแสเงินทุนหมุนเวียน
แทนที่จะต้องตั้งงบลงทุนเป็นเวลา 1 เดือน / 1 ไตรมาส เจ้าของร้านสามารถคาดการณ์ได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้นโดยติดตาทกระแสเงินสดที่ไหลเข้า
ลดระยะเวลาหมุนเวียนของเงินทุนหมุนเวียน
เวลาหมุนเวียนของเงินทุนหมุนเวียนเป็นเวลาที่จะหมุนเวียนเงินทุนจำนวนหนึ่งเพื่อให้รับประกันว่าการดำเนินงานปกติของร้านค้า แทนที่จะต้องวางแผนทางการเงินสำหรับการซื้อสินค้าภายในไตรมาส ผู้จัดการสามารถลดเวลาและจำนวนเงินทุนหมุนเวียนเป็น 1 เดือนหรือ 2 เดือนได้
ผู้จัดการต้องทราบยอดขายจากการขายอย่างชัดเจน สถานะสินค้าคงคลัง ประเภทสินค้าในสต็อกที่มีซัพพลายเออร์ที่มั่นคง (ในแง่ของราคา คุณภาพและปริมาณ) เห็นได้ชัดว่าการจัดการคลังสินค้าแบบเชิงรุกจะช่วยลดแรงกดดันต่อเงินทุนหมุนเวียน
3. สิ่งที่ต้องทำในการบริหารคลังสินค้า
3.1 การจัดวางสินค้าและวัสดุในคลังสินค้า
จัดระเบียบสินค้าและวัสดุในคลังสินค้าแบบวิทยาศาสตร์
การสร้างและเพิ่มประสิทธิภาพแผนที่คลังสินค้า
3.2 กำกับดูแลกฎระเบียบและมาตรฐานของสินค้าในสต็อก
จัดเรียงสินค้าทั้งหมดในคลังสินค้าตามคำแนะนำของผู้ผลิต
สินค้าที่มีอายุสั้นจำเป็นได้รับการจัดการตามหลักการเข้าก่อนออกก่อน
3.3 ดำเนินการขั้นตอนการนำเข้า - ส่งออก
สร้างกระบวนการรับ - ตรวจสอบเอกสารที่จำเป็นสำหรับการนำเข้า ส่งออก และหมุนเวียนสินค้า
บันทึกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้การส่งออกและนำเข้าทั้งหมด
ตรวจสอบและตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นระยะเพื่อเปรียบเทียบกับสินค้าคงคลังของระบบ
3.4 การติดตามสินค้าคงคลังขั้นต่ำ
ติดตามปริมาณสินค้าและสินค้าคงคลังทุกวัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสินค้าและวัสดุอยู่ที่ระดับขั้นต่ำ
ประเมินและปรับระดับสินค้าคงคลังขั้นต่ำตามความผันผวนของสินค้าแต่ละประเภท
3.5 จัดให้มีกฎระเบียบในการป้องกันการเกิดอัคคีภัยและความปลอดภัยของคลังสินค้า
รับรองกฎการป้องกันอัคคีภัยอย่างสมบูรณ์ในคลังสินค้า
อย่าลืมตรวจสอบโครงสร้างพื้นฐานของคลังสินค้าเป็นระยะเพื่อหลีกเลี่ยงความชื้น ปลวก และความเสียหายที่ส่งผลต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์
