กระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าคืออะไร? ดำเนินการกระบวนการจัดการคลังสินค้าอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ? อ่านบทความต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้ 7 ขั้นตอนในกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าอย่างเรียบง่ายสำหรับร้านค้าปลีก!
กระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าตามมาตรฐานด้วย 7 ขั้นตอนสำหรับร้านค้าปลีก
1. กระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าคืออะไร?
การปฏิบัติตามวิธีการจัดการคลังสินค้าในร้านค้าปลีกอย่างมีประสิทธิภาพ 15 วิธี จะช่วยให้เจ้าของร้านค้าควบคุมและจัดการการดำเนินงานคลังสินค้าได้ตั้งแต่เวลาที่สินค้าหรือวัสดุเข้าสู่คลังจนถึงเวลาที่ส่งออกสินค้า
กระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าขั้นพื้นฐานจะประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ได้แก่ รับเข้าสินค้า จัดเก็บสินค้า เอาสินค้า แพ็คสินค้า - ส่งออกสินค้า ส่งคืนสินค้า ตรวจนับสินค้าและรายงานตรวจสอบ
การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้า 7 ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดต้นทุนและเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในคลังสินค้าของคุณได้อย่างมาก
2. ทำไมถึงต้องมีกระบวนการจัดการคลังสินค้า?
เมื่อคุณมีกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าที่บรรลุตามมาตรฐาน คุณจะได้ประหยัดเวลาและต้นทุนมากขึ้นสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังและการประมวลผลออเดอร์
ทราบปริมาณสินค้าคงคลังของแต่ละรายการอย่างรวดเร็วเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในการนำเข้าและส่งออกสินค้า
เพิ่มพื้นที่จัดเก็บของคลังสินค้า ลดการสูญเสียและความเสียหายระหว่างกระบวนการการจัดเก็บสินค้า
เร่งความเร็วในการหยิบและแพ็คสินค้าเพื่อช่วยให้ดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการขายสินค้า
ลดอัตราการคืนสินค้าด้วยการจัดการสาเหตุของการคืนสินค้าเพื่อแก้ไขปัญหาให้ถึงต้นตอ
หากกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าได้ดำเนินการที่ถูกต้อง รายงานคลังสินค้า รายงานรายได้ งบกำไรขาดทุนก็จะถูกคำนวณอย่างถูกต้องด้วย
ทำไมถึงต้องมีกระบวนการจัดการคลังสินค้า?
3. กระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าตามมาตรฐานสำหรับร้านค้าปลีก
ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น กระบวนการจัดการคลังสินค้าขั้นพื้นฐานจะประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ตั้งแต่การรับเข้าสินค้า จัดเก็บสินค้า เอาสินค้า แพ็คสินค้า - ส่งออกสินค้า ส่งคืนสินค้า ตรวจนับสินค้าและการรายงาน ด้านล่างนี้เราจะแนะนำแต่ละขั้นตอนของกระบวนการจัดการคลังสินค้าและวิธีปรับขั้นตอนเหล่านี้ให้เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1: การรับสินค้าเข้าสต็อก
การรับสินค้าเข้าสต็อกเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าและก็เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังที่ถูกต้อง
เพื่อที่จะดำเนินการกระบวนการคลังสินค้าอย่างถูกต้อง คุณต้องตรวจสอบว่าคุณได้รับสินค้าที่ถูกต้อง ในปริมาณและในเวลาที่ถูกต้อง
หากไม่ปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด อาจทำให้การรับสินค้าเข้าสต็อกไม่ถูกต้อง ส่งผลต่อขั้นตอนต่อไป
การรับสินค้าเข้าสต็อกอย่างระมัดระวังและรอบคอบจะช่วยให้คุณกรองสินค้าที่เสียหาย หลีกเลี่ยงการสูญเสียและความเสียหายต่อร้านค้าเมื่อขายของในภายหลัง
เพื่อปรับขั้นตอนการรับสินค้าเข้าสต็อกให้เหมาะสมมากที่สุด เมื่อติดต่อกับซัพพลายเออร์ คุณสามารถออกข้อกำหนดด้านแพ็คสินค้าได้บางอย่าง เช่น:
- ขนาด น้ำหนักสูงสุดของ 1 กล่องสินค้า
- จำนวนสินค้าใน 1 กล่อง
- ตำแหน่งฉลากและข้อมูลที่จำเป็นต้องมีบนฉลาก
ในกรณีที่ซัพพลายเออร์ไม่ตอบสนองต่อคำขอของคุณ พวกเขาจำเป็นต้องส่งข้อมูลทั้งหมดข้างต้นและเวลาในการจัดส่งก่อนที่คุณจะนำเข้าสินค้า จากที่นั่นคุณสามารถควบคุมและจัดการทรัพยากรบุคคลเพื่อรับสินค้าในเวลาที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อได้รับสินค้า ผู้จัดส่งจะต้องมีใบส่งออกของซัพพลายเออร์ซึ่งในนั้นต้องระบุประเภทของสินค้าและปริมาณของแต่ละรายการ รวมถึงเวลาการส่งออกและใบยืนยันของผู้ดูแลคลังสินค้าของฝ่ายซัพพลายเออร์
ผู้ที่รับผิดชอบการรับสินค้าจะต้องตรวจสอบตราประทับของแต่ละกล่อง และก็เป็นคนตรวจนับจำนวนสินค้า จากนั้นก็ดำเนินการยืนยันปริมาณที่ได้รับ สถานะของสินค้า (รหัสสินค้า หมายเลขแบทช์ หมายเลขซีเรียล... ถ้าจำเป็น) บนบิลและส่งคืน 1 สำเนาไปยังซัพพลายเออร
การรับสินค้าเข้าสต็อก
ขั้นตอนที่ 2: จัดเก็บสินค้าในสต็อก
หลังจากรับสินค้าเข้าสต็อก ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการจัดการคลังสินค้าคือการจัดเก็บสินค้า หลังจากได้รับสินค้าแล้ว คุณต้องจัดเตรียมสินค้าในคลังสินค้าอย่างเหมาะสม
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณจัดระเบียบคลังสินค้าได้เร็วขึ้น เพิ่มพื้นที่คลังสินค้าให้สูงสุด แต่ยังค้นหาและรับสินค้าเมื่อขายได้อย่างง่ายดาย
การจัดเก็บสินค้าในสต็อกเป็นขั้นตอนที่มักจะถูกมองข้ามในกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้า แต่นี้ถึงเป็นขั้นตอนที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการคลังสินค้าได้ดี
เมื่อจัดเรียงสินค้าขึ้นชั้นวางในคลังสินค้า คุณควรวางสินค้าประเภทเดียวกันบนชั้นวางเดียวกันเพื่อประหยัดเวลาในการค้นหาและจำกัดความสับสนเมื่อเอาสินค้า
ถ้ามีพื้นที่ไม่มาก แต่ละแถวในชั้นวางก็สามารถวางสินค้าที่แตกต่างกันได้
จัดเก็บสินค้าในสต็อก
ขั้นตอนที่ 3: การเอาสินค้า
การเอาสินค้าคือการรวบรวมสินค้าในสต็อคเพื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อของลูกค้า นี่เป็นขั้นตอนที่แพงที่สุดในกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้า โดยคิดเป็นประมาณ 55% ของต้นทุนการดำเนินงานคลังสินค้าทั้งหมด
ดังนั้นเมื่อปรับขั้นตอนนี้ให้เหมาะสม คุณจะลดต้นทุนได้อย่างมากพร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการคลังสินค้า ลดความสับสนของสินค้า ช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า
หากขั้นตอนการจัดเก็บในขั้นตอนการจัดการคลังสินค้าข้างต้นทำได้ดี การเอาสินค้าก็ไม่ยากเลย ปัจจุบันสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 วิธีในการเอาสินค้า คือ การเอาสินค้าตามคำสั่งและการเอาสินค้าแบบกลุ่ม
- การเอาสินค้าตามคำสั่ง: เมื่อมีคำสั่งซื้อ พนักงานขายจะพิมพ์คำสั่งซื้อและส่งมอบให้กับพนักงานคลังสินค้าเพื่อไปเอาสินค้าที่มีในใบสั่งซื้อ วิธีการเอาสินค้านี้จะเหมาะสำหรับร้านค้าธุรกิจขนาดเล็ก โดยมีคำสั่งซื้อน้อยในวัน
- การเอาสินค้าแบบกลุ่ม: พนักงานขายจะจัดกลุ่มคำสั่งซื้อหลายรายการเข้าด้วยกัน จากนั้นจึงส่งออกไฟล์รายการสินค้าที่มีปริมาณ พนักงานสต็อกจะไปเอาสินค้าตามจำนวนสินค้านั้น เมื่อเสร็จแล้วจะแบ่งตามออเดอร์ วิธีการเอาสินค้านี้จะเหมาะสำหรับร้านค้าที่มีคำสั่งซื้อจำนวนมากเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อจำนวนมากได้พร้อมๆ กัน
หากคุณใช้ระบบการจัดการคลังสินค้า Sapo POS คุณลักษณะจุดจัดเก็บสินค้าจะช่วยสนับสนุนคุณในกระบวนการบริหารจัดการคลังสินของคุณค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น สินค้า 1 เมื่อจัดเข้าคลังสินค้า คุณเพียงต้องบันทึกตำแหน่งในคลังสินค้าของสินค้านั้น เช่น "ชั้น ก แถวที่ 3" หรือเพียงแค่ "มุมเก็บของข้างประตู" … จากนั้นเมื่อทำการเอาสินค้า คุณเพียงแค่ต้องพิมพ์คำแนะนำในการแพ็คสินค้าของคำสั่งซื้อต้องดำเนินการ ก็จะได้มีที่ตั้งของแต่ละสินค้า ช่วยให้คุณเอาสินค้าได้อย่างรวดเร็ว
ใบพิมพ์คำแนะนำการแพ็คสินค้าพร้อมจุดจัดเก็บของแต่ละสินค้าใน Sapo POS
ขั้นตอนที่ 4: แพ็คสินค้าและส่งออกจากสต็อก
การแพ็คสินค้าเป็นขั้นตอนต่อไปในกระบวนการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ซึ่งช่วยให้คุณรวบรวมสินค้าในแต่ละคำสั่งซื้อหลังจากเอาสินค้าและเตรียมจัดส่งให้กับลูกค้า สิ่งนี้ต้องได้รับการจัดการอย่างระมัดระวัง แม่นยำ เพื่อจำกัดข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การคืนสินค้า
ข้อบังคับในการแพ็คสินค้าของแต่ละร้านอาจแตกต่างกัน แต่ควรเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่สำคัญ 2 ประการดังนี้:
- ต้องประกันความปลอดภัย ลดความเสียหายของสินค้าระหว่างการขนส่งให้มากที่สุด
- ปรับปริมาณของกล่องพัสดุเพื่อลดต้นทุนการจัดส่ง
หลังจากแพ็คสินค้าเสร็จแล้ว คุณจะส่งมอบให้กับหน่วยจัดส่ง เวลานั้นสินค้าจะถูกบันทึกคือส่งออกจากสต็อกแล้ว และหักออกจากปริมาณสินค้าคงคลัง
ขั้นตอนที่ 5: การคืนสินค้า
แน่นอนว่าไม่มีผู้ขายรายใดต้องการมีขั้นตอนนี้ แต่ความจริงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ก็คือการส่งคืนสินค้ายังมีโอกาสเกิดขึ้น
การคืนสินค้าเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างซับซ้อน แต่มีหลักการบางประการของการจัดการคลังสินค้าเมื่อส่งคืนสินค้าที่คุณควรปฏิบัติตาม:
- ลูกค้าที่คืนสินค้าควรปฏิบัติตามนโยบายการคืนสินค้าของร้านค้า และระบุสาเหตุอย่างชัดเจน เหตุผลเหล่านี้ควรได้รับการบันทึกเป็นเอกสารอย่างรอบคอบ เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมเพื่อลดอัตราการคืนสินค้า
- ข้อตกลงและเงื่อนไขการคืนสินค้า เช่น รับเข้าสต็อกใหม่ ซ่อม รีไซเคิล ทำลาย หรือส่งคืนผู้ผลิต เป็นต้น
- ยอดขายและกำไรของสินค้าที่ส่งคืนจะต้องถูกหักออกด้วย
กระบวนการจัดการคลังสินค้าตามมาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบสินค้า
การตรวจสอบสินค้าเป็นกิจกรรมที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่เพียงปีละครั้งหรือเฉพาะเมื่อพบปัญหา สูญหายสินค้าถึงจะไปตรวจสอบสินค้า
คุณเพียงแค่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคลังสินค้าได้รับการจัดวางอย่างเรียบร้อย และมีขั้นตอนตรวจสอบสินค้าคงคลังที่เหมาะสม การตรวจสอบสินค้าคงคลังจะได้ดำเนินไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว
ด้วยการสนับสนุนของระบบการจัดการคลังสินค้า การตรวจสอบสินค้าคงคลังจะง่ายขึ้นมาก ด้วยเครื่องสแกนบาร์โค้ดเพียง 1 เครื่อง คุณสแกนบาร์โค้ดบนแต่ละสินค้าก็สามารถนับจำนวนจริงในสต็อกได้แล้ว
หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจสอบคลังสินค้า คุณสามารถปรับสมดุลสินค้าคงคลังเพื่อให้สินค้าคงคลังในซอฟต์แวร์ได้รับการอัปเดตตามจำนวนการนับจริง
ขั้นตอนที่ 7: รายงานสถิติ
สถิติและรายงานของคลังสินค้าจะให้ภาพรวมของกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าแก่คุณ
ต่อไปนี้คือรายงานคลังสินค้าบางประเภทที่คุณจำเป็นต้องมี เพื่อให้คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพของการจัดการคลังสินค้า รวมทั้งจัดทำแผนการนำเข้าและจำหน่ายที่ตรงเวลาและเหมาะสม
- สมุดสต๊อก: จัดการข้อมูลการส่งออก รับเข้าและจำนวนสินค้าคงคลัง
- รายงานสต๊อก: ติดตามมูลค่าสินค้าคงคลังของร้านค้าและสาขา (ถ้ามี)
- รายงานเกิน/ต่ำกว่าบรรทัดฐาน: ดูรายการสินค้าในสต็อกที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าบรรทัดฐานเพื่อมีแผนจำหน่าย/รับเข้าที่เหมาะสม
- ข้อแนะนำในการรับเข้า: สินค้าขายดีหรือต่ำกว่ามาตรฐาน
- รายงานการตรวจสอบสินค้า: จัดการปริมาณสินค้าที่ขาดหายไป เสียหาย และสาเหตุของการสูญหาย
ซอฟต์แวร์ Sapo ที่มีรายงานคลังสินค้าเต็มรูปแบบช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์สต็อกได้อย่างรวดเร็ว
เพื่อจัดการปริมาณการนำเข้า - ส่งออก - สินค้าคงคลัง คุณสามารถจัดการด้วยหนังสือ, excel แต่สำหรับร้านค้าปลีก ระบบการจัดการคลังสินค้าจะเป็นตัวช่วยที่ขาดไม่ได้ที่จะช่วยให้คุณดำเนินการกระบวนการบริหารจัดการคลังสินค้าได้ดีและง่ายขึ้น
ซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้า Sapo POS ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนในการรับเข้าสินค้า บันทึกจุดจัดเก็บสินค้า คำแนะนำในการแพ็คสินค้า การคืนสินค้า การตรวจสอบสต็อก... และระบบการรายงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยให้คุณครอบคลุมสถานการณ์คลังสินค้าได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งตรวจสอบประสิทธิภาพของการจัดการคลังสินค้าโดยไม่ต้องจดบันทึก คำนวณ หรือปวดหัวกับ excel อีกต่อไป
หากคุณยังคงมีข้อสงสัยเกี่ยวกับคุณสมบัติบางอย่างหรือต้องการสัมผัสโดยตรง อย่าลังเลที่จะลงทะเบียนที่นี่เพื่อได้ทดลองใช้ฟรีซอฟต์แวร์ Sapo POS 7 วัน คุณจะได้สำรวจและเพลิดเพลินกับประโยชน์ที่ได้รับจากซอฟต์แวร์อย่างสะดวกสบาย!
ทดลองใช้โปรแกรมจัดการร้านค้าและการขายออนไลน์ที่ดีที่สุดสำหรับเจ้าของร้าน Sapo POS ฟรี