การจัดการกระแสเงินสดคืออะไร? จัดการกระแสเงินสดในธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ? อ่านบทความด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจว่าการจัดการกระแสเงินสดคืออะไร วิธีจัดการกระแสเงินสดในธุรกิจสำหรับร้านค้าปลีก
สำหรับอาชีพใดๆ การจัดการกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่ทุกคนต้องการบรรลุและพยายามทำให้สำเร็จ โดยเฉพาะในธุรกิจ เงินไม่ใช่เพียงจุดประสงค์เท่านั้น แต่ยังเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญในการรักษาเสถียรภาพของกระบวนการทางธุรกิจ มีหลายวิธีที่เราเคยคิดถึง ได้รับการแนะนำ หรือเคยใช้แล้วแต่ไม่ได้ผล ต่อไปนี้ ฃบล็อก Sapo จะเสนอวิธีการพื้นฐานและหมายเหตุในกระบวนการจัดการเงินสดที่มีประสิทธิภาพสำหรับเจ้าของร้านค้า
การจัดการกระแสเงินสดเป็นปัจจัยหลักที่จะช่วยรักษาความมั่นคงในการดำเนินธุรกิจ
1. การจัดการกระแสเงินสดคืออะไร?
ก่อนที่คุณจะเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการกระแสเงินสด คุณต้องเข้าใจแนวคิดของกระแสเงินสดเสียก่อน กระแสเงินสดคือจำนวนเงินที่เข้าและออกจากร้านค้า กระแสเงินสดประกอบด้วยสองทิศทาง: เงินเข้าที่จากการซื้อของลูกค้าและเงินออกที่มาจากค่าใช้จ่าย เช่น นำเข้าสินค้า เงินเดือนพนักงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานร้านค้า เช่น ค่าเช่าพื้นที่ ค่าไฟฟ้าและน้ำ อินเทอร์เน็ต เป็นต้น
เช่นนั้น การจัดการกระแสเงินสดคือการจัดการรายรับและรายจ่ายของร้านค้า และการจัดการกระแสเงินสดถือว่ามีประสิทธิภาพเมื่อคุณสามารถจำกัดหรือชะลอกระบวนการใช้เงินสดและเพิ่มความเร็วในการรับเงินสด เข้าร้าน
2. ทำไมถึงต้องการการจัดการกระแสเงินสดในธุรกิจ?
ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่หรือร้านค้าขนาดเล็ก การจัดการกระแสเงินสดก็เป็นเรื่องที่จำเป็นมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจ เมื่อกระแสเงินสดเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง การรองรับความมั่นคงของระแสเงินสดจะเป็นตัวกำหนดระดับความปลอดภัยหรือความมั่นคงในการดำเนินธุรกิจ การเคลื่อนไหวเล็กน้อยเมื่อมีความเสี่ยงด้านการเงินก็จะทำให้เจ้าของร้านค้าปวดหัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาการเก็งกำไรและการขาดทุนที่ไม่สามารถระบุเหตุผล
การจัดการกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพในธุรกิจจะช่วยร้านค้าได้อย่างไร?
- การจัดการกระแสเงินสดช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจมีเสถียรภาพ ลดต้นทุน
- การจัดการกระแสเงินสดที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในสัญญาณเริ่มแรกของผลกำไรสูง
- การจัดการกระแสเงินสดเป็นปัจจัยสำคัญในการกำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจ
- การจัดการกระแสเงินสดที่ดีจะช่วยลดความสูญเสียทางธุรกิจ
- รับมือกับช่วงความเสี่ยงทางธุรกิจที่ไม่คาดฝันได้ดีขึ้นหรือในช่วงเวลาที่ยากลำบาก
อย่างนั้น จะจัดการกระแสเงินสดอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?
3. วิธีจัดการกระแสเงินสดในธุรกิจค้าปลีกอย่างมีประสิทธิภาพ
3.1. จัดการเงินสดในแต่ละบัญชีให้เคลียร์
ในธุรกิจ คุณไม่เพียงแค่ต้องรู้ว่าคุณมีเงินเท่าไหร่ ใช้เงินไปเท่าไหร่ก็ถือว่าคุณได้จัดการเงินของคุณได้ดีเหมือนที่คุณคิด เนื่องจากกิจกรรมทางธุรกิจเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและมีลักษณะที่แตกต่างกัน: เงินรับเข้าสินค้า เงินในกระบวนการทางธุรกิจ กำไร เงินสำหรับความเสี่ยงทางธุรกิจ... และสิ่งที่จำเป็นต้องคือการจัดการเงินสดในกลุ่มต่าง ๆ ที่ติดอยู่กับกิจกรรมทางธุรกิจ
ด้วยการจัดการนี้ คุณไม่เพียงแต่รับประกันความมั่นคงของธุรกิจโดยรวม แต่ยังสามารถคำนวณรายรับและรายจ่ายรวม จำนวนกำไรขาดทุน หรือตรวจพบได้ง่ายหากจำนวนเงินเข้าและออกร้านค้าไม่เท่ากัน
การจัดการเงินสดที่ชัดเจนทำให้ความมั่นคงของกิจกรรมทางธุรกิจเพิ่มขึ้น
3.2. มีแผนการรับ-จ่ายตามเวลาที่กำหนด
เพื่อให้สามารถจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรวางแผนสำหรับตัวเอง ที่ง่ายที่สุด คือการจัดการกระแสเงินสดด้วย excel พร้อมบันทึกและประมาณการต่างๆ ในอนาคตอันใกล้เกี่ยวกับงบกระแสเงินสดที่จะใช้ในแต่ละช่วงเวลา
นอกจากนี้ แผนการจัดการงบกระแสเงินสดโดยเฉพาะจะแจ้งเตือนคุณถึงโปรแกรมที่กำลังจะเกิดขึ้น เช่น โฆษณาหรือโปรโมชั่น เพื่อให้คุณสามารถเตรียมค่าใช้จ่ายล่วงหน้า คำนวณอย่างเหมาะสมเพื่อไม่ให้กระทบกับจำนวนเงินอื่นๆ ตามที่ตั้งไว้
3.3. ประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นและความเสี่ยง
ข้อควรทราบในการจัดการเงินสดคือต้องมีจำนวนเงินที่จะใช้สำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือความเสี่ยงที่ไม่คาดฝันอาจเกิดขึ้นได้เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อธุรกิจ หากคุณไม่เก็บไว้เผื่อไว้ในกรณีเหล่านี้ บางครั้งความเสี่ยงอาจทำให้คุณไม่สามารถหาเงินได้ทันเวลา หรือในเวลาที่เงินเกือบหมด ร้านดำเนินการรับเข้าสินค้าก็จะมีความเสี่ยงที่จะทำให้ธุรกิจประสบปัญหาใหญ่ได้ นี่เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดวิกฤตภายในบ่อยครั้ง ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่หรือร้านค้าขนาดเล็กหากความเสี่ยงนี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง
4.4 เครื่องมือจัดการกระแสเงินสดในธุรกิจ
4.1. การจัดการเงินสดด้วยหนังสือ
หนึ่งในเครื่องมือที่เก่าแก่ที่สุดที่เรายังคงใช้อยู่บ่อยครั้งคือเอกสารและหนังสือในรูปแบบการจัดการแบบดั้งเดิม ด้วยวิธีนี้จะค่อนข้างมีประสิทธิภาพสำหรับร้านค้าในครัวเรือนขนาดเล็กหรือเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ เนื่องจากจำนวนเงินสดไม่มากเกินไป และความเสี่ยงก็ไม่สูง การจัดการเงินสดด้วยวิธีที่บันทึกไว้จึงยังมีประสิทธิภาพ
ตามนั้น ด้วยรูปแบบการจัดการนี้ รวมกับการจัดการสินค้า จำนวนรายจ่ายจะถูกบันทึกและรวบรวมเมื่อในแต่ละวันเพื่อดูกำไรขาดทุน ค่าใช้จ่ายเพื่อการบริโภคต้องคำนวณแยกกัน: ต้นทุนสินค้า ค่าเช่าพนักงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ฯลฯ อย่างไรก็ตาม ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น รูปแบบของการจัดการเงินสดทางบัญชีถูกจำกัดด้วยขนาดของร้านค้า สำหรับร้านค้าที่มีขนาดที่ใหญ่กว่ารูปแบบนี้จะทำให้ขาดทุนได้ง่าย ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณทำหนังสือหาย ข้อมูลรายรับและค่าใช้จ่ายทั้งหมดของร้านก็จะสูญหายไปด้วย ซึ่งถือเป็นความเสี่ยงอย่างมาก
การจัดการกระแสเงินสดด้วยหนังสือต้องใช้เวลาอย่างมากและขาดทุนง่าย
4.2. การจัดการกระแสเงินสดด้วย Excel
การจัดการกระแสเงินสดด้วย Excel ซึ่งส่วนใหญ่ใช้โดยนักบัญชีที่มีโครงสร้างแบบตาราง รวมกับการคำนวณหลายอย่าง ช่วยให้การจัดการเงินสดง่ายขึ้น วิธีนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายกับร้านค้าขนาดกลาง
Excel เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่เมื่อดูตัวเลขเหล่านี้ คุณรู้สึกเหนื่อยเพื่อจะตรวจสอบหรือไม่
อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะใช้ Excel ได้ดี คุณจำเป็นต้องรู้วิธีคำนวณและสร้างไฟล์ excel เพื่อจัดการกระแสเงินสดโดยทั่วไปถึงจะสามารถจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อร้านค้า
นอกจากนี้ ข้อมูลนี้เป็นไฟล์ออฟไลน์ ผู้จัดการจะจับภาพได้ยากเมื่อไม่ได้อยู่ในร้านค้า หากไฟฟ้าขัดข้องในระหว่างกระบวนการแก้ไขหรืออัปเดตข้อมูล กระบวนการจัดการเงินสดก่อนหน้าทั้งหมดจะหายไป และโดยทั่วไปวิธีการคำนวณโดยใช้ Excel ยังคงต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากของเจ้าของร้านค้า
4.3. จัดการกระแสเงินสดด้วย Google ชีต
Google ชีตสามารถเข้าใจได้คร่าวๆ ว่าเป็นไฟล์ออนไลน์ของ Excel อินเทอร์เฟซนี้ช่วยให้คุณใช้งานได้อย่างสมบูรณ์เหมือนไฟล์ Excel แต่ข้อมูลบน Google ชีตจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์และคุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดลงเครื่องได้เพื่อจัดเก็บ
การจัดการกระแสเงินสดด้วย Google ชีตนั้นเหมาะสมกว่าการจัดการกระแสเงินสดด้วย Excel นั้นคือคุณสามารถตรวจสอบรายได้และค่าใช้จ่ายของร้านค้าได้อย่างง่ายดายจากทุกที่ด้วยอุปกรณ์ใดๆ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Google ชีตมีโหมดบันทึกอัตโนมัติและหลายคนสามารถแก้ไขได้ในเวลาเดียวดัน
อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการจัดการเงินสดของGoogle ชีตก็มีข้อบกพร่องมากมายเช่นเวอร์ชันออฟไลน์ คุณต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับสูตรคำนวณต่างๆ ในชีต นอกจากนี้ วิธีจัดการกระแสเงินสดนี้ยังไม่เหมาะกับร้านค้าขนาดใหญ่ โดยเฉพาะร้านที่มีหลายสาขา
4.4. การจัดการเงินสดด้วยโปรแกรมจัดการร้านค้า
โปรแกรมจัดการร้านค้าเป็น "เครื่องมือ" การจัดการแบบครบวงจรสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่สะดวก รวดเร็ว แม่นยำ และประหยัดเงิน สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับโปรแกรมนี้ก็คือนอกจากฟีเจอร์สำหรับการจัดการกระแสเงินสดแล้ว คุณยังสามารถจัดการสินค้า จัดการสินค้าคงคลัง จัดการลูกค้า พนักงาน รายงาน ... ด้วยข้อดีอื่น ๆ อีกมากมายเมื่อเปรียบเทียบกับวิธีการการจัดการแบบเดิม
ซอฟต์แวร์การจัดการกระแสเงินสดที่มีข้อดีมากกว่าวิธีการจัดการทั่วไป
กระแสเงินสดจะถูกบันทึกโดยละเอียดสำหรับการสั่งซื้อแต่ละครั้ง การชำระเงินสำหรับซัพพลายเออร์หรือหนี้สินแต่ละราย เงินเดือนที่จ่ายให้กับพนักงาน ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เป็นต้น พร้อมทั้งมีความสามารถในการคำนวณและจัดทำรายงานเพื่อช่วยนักธุรกิจประเมินความเร็วในการเปลี่ยนแปลงของกระแสเงินสดได้ง่าย ค่าใช้จ่ายใดที่กำลังเพิ่มขึ้น ประสิทธิภาพธุรกิจผ่านรายได้ ลดความเสี่ยงขาดทุนได้มาก จากนั้นสร้างกลยุทธ์ทางธุรกิจให้เหมาะสม
ยิ่งไปกว่านั้น ข้อดีอย่างหนึ่งเมื่อใช้โปรแกรมจัดการร้านค้าเพื่อจัดการกระแสเงินสดที่วิธีการข้างต้นไม่มีคือความสามารถในการซิงโครไนซ์การขายหลายช่องทาง หากคุณขายเฉพาะที่ร้าน คุณสามารถใช้วิธีการด้านบนนี้อยู่ได้ แต่เมื่อคุณขายออนไลน์เช่นขายบน Facebook การจัดการกระแสเงินสดจะยากขึ้นมาก
โปรแกรมจัดการร้านค้าจะซิงโครไนซ์ข้อมูลทั้งหมด เช่น ข้อมูลลูกค้า คำสั่งซื้อ หนี้สิน ฯลฯ กับซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างในที่เดียว ซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณมีภาพรวมเกี่ยวกับกระแสเงินสดของธุรกิจ ตลอดจนดูรายละเอียดกระแสเงินสดสำหรับช่องทางการขายแต่ละช่องทาง
ข้อมูลบนซอฟต์แวร์ยังถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ด้วย ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ได้ทุกที่ทุกเวลาด้วยอุปกรณ์ทุกประเภทตั้งแต่คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต ไปจนถึงสมาร์ทโฟน นอกจากนี้ เมื่อร้านค้าไม่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ข้อมูลที่ป้อนระหว่างช่วงที่ไม่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตก็จะถูกซิงโครไนซ์ทันทีเมื่อมีอินเตอร์เน็ต
ปัจจุบันในตลาดมีโปรแกรมจัดการร้านค้ามากมายที่จะช่วยคุณจัดการเงินสดสำหรับร้านค้า ตั้งแต่ซอฟต์แวร์ฟรีไปจนถึงซอฟต์แวร์ที่ต้องซื้อ Sapo POS เป็นโปรแกรมจัดการร้านค้าพร้อมคุณสมบัติการจัดการกระแสเงินสดอันทรงพลัง ช่วยร้านค้าจัดการกระแสเงินสดอย่างแม่นยำ รวดเร็ว และสะดวก
โปรแกรมจัดการร้านค้า Sapo POS ช่วยให้คุณจัดการบัญชีเงินสด รายรับและรายจ่ายในร้านค้าโดยละเอียด ธุรกรรมทั้งหมดที่ร้าน เช่น การขายสินค้า การนำเข้าสินค้า ฯลฯ จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างใบเสร็จรับเงินของคุณเองสำหรับรายได้เพิ่มเติม ใบชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของร้านค้า ฯลฯ ช่วยให้เจ้าของร้านค้าควบคุมกระแสเงินสดและหลีกเลี่ยงการสูญเสียได้อย่างง่ายดาย
นอกจากนี้ รายงานบัญชีเงินสดจะให้ข้อมูลเฉพาะเจาะจงและรายละเอียดเกี่ยวกับรายได้และรายจ่ายของแต่ละสาขา แต่ละช่องทางการขาย คุณจะรู้ได้ทันทีว่าคุณได้รับรายได้เท่าไหร่ ใช้เงินไปกับอะไรในช่วงเวลาใดๆ โดยเฉพาะมากน้อยเพียงใดเพื่อให้คุณสามารถประเมินและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ในรายงานบัญชีเงินสดของ Sapo คุณไม่เพียงแต่สามารถดูรายได้และรายจ่ายโดยรวมของร้านค้าได้เท่านั้น แต่ยังกรองตามสาขา พนักงาน ลูกค้า วิธีการชำระเงิน ประเภทบิล หรือรายละเอียดแต่ละใบเสร็จ...
อ่านเพิ่มเติม: 6 เคล็ดลับการจัดการร้านค้าที่มีประสิทธิภาพสำหรับร้านค้าปลีก
หากคุณยังคงสงสัยเกี่ยวกับความสามารถของ Sapo POS ในการจัดการกระแสเงินสดหรือไม่รู้ว่าซอฟต์แวร์นั้นเหมาะกับร้านค้าของคุณหรือไม่ ก็ไม่ต้องกังวลเลย Sapo ให้คุณทดลองใช้งานฟรี 7 วัน ไม่ใช่แค่กระแสเงินสด แต่ยังรวมถึงคุณสมบัติอื่น ๆ ทั้งหมดที่มีใน Sapo สมัครใช้เลยวันนี้!
ทดลองใช้โปรแกรมจัดการร้านค้าและการขายออนไลน์ที่ดีที่สุดสำหรับเจ้าของร้าน Sapo POS ฟรี